Klachtenreglement

Rotary Stop Malaria
Versie oktober 2019 © Rotary Stop Malaria

Begripsbepalingen

Rotary Stop Malaria
De Stichting Rotary Stop Malaria is een stichting die zich bezighoudt met het uitvoeren van activiteiten op het gebied van malariabestrijding.  Het werkgebied van de Stichting Rotary Stop Malaria is wereldwijd.

Klager
Ieder individueel natuurlijk persoon die direct belang heeft bij de ontvangen dienst/hulpverlening.
Hiertoe rekenen wij de klant zelf, de wettelijke vertegenwoordigers van de klant, gemachtigden en nabestaanden van de klant.             

Medewerker
Een persoon die verbonden is aan de Stichting Rotary Stop Malaria.

Klacht
Een schriftelijke uiting van ongenoegen over handelingen/gedragingen of het nalaten daarvan door (medewerkers van) de Stichting Rotary Stop Malaria, voor zover de gedraging of het nalaten daarvan verband houdt met de uitvoering van werkzaamheden voor de Stichting Rotary Stop Malaria. De klacht kan betrekking hebben op: onheuse bejegening, onvrede over het betalingsproces, de bereikbaarheid van de Stichting Rotary Stop Malaria e.d.

Bestuur
Degenen die uitsluitend, dan wel in hoofdzaak eindverantwoordelijk is of zijn voor een optimaal functioneren van de Stichting Rotary Stop Malaria in al haar doelstellingen.

Doel van het reglement
Het geven van regels voor de behandeling van klachten door de Stichting Rotary Stop Malaria.

Procedure
Een klacht kan worden ingediend binnen redelijke termijn nadat de klager bekend is geworden met het feit/de feiten waarop de klacht is gebaseerd. Het recht tot het indienen van een klacht is voorbehouden aan:

1. de klant of donateur;
2. zijn/ haar wettelijke vertegenwoordig (st) er
3. zijn/ haar nabestaanden
4. personen die door de klant zijn gemachtigd.

Klager legt de klacht in eerste instantie voor aan de betrokken medewerker. Blijft de klacht bestaan, dan heeft klager de mogelijkheid om de klacht schriftelijk te richten aan de Stichting Rotary Stop Malaria. Op verzoek van klager wordt door de Stichting Rotary Stop Malaria ondersteuning geboden bij het formuleren van de klacht.

De klacht bevat minimaal de naam van klager, diens adres, de dagtekening en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. De klacht dient ondertekend te zijn. De Stichting Rotary Stop Malaria stuurt binnen een week een ontvangstbevestiging van de klacht waarin tevens informatie omtrent de wijze van afhandeling van de klacht wordt gegeven. Vervolgens zoekt het bestuur samen met klager naar een oplossing.

De klacht wordt binnen 6 weken na ontvangst afgehandeld. Is dat niet het geval dan wordt de klager tijdig geïnformeerd hierover. Ter afronding van de klacht ontvangt de klager een brief ter bevestiging van de afhandeling van uw klacht. Klager kan op ieder moment in de procedure de klacht intrekken. Dit gebeurt eveneens schriftelijk bij het bestuur van de Stichting Rotary Stop Malaria.

Beroep
Is klager het niet eens met de uitspraak van het bestuur dan kan hij zijn klacht binnen 6 weken na verzending voorleggen aan de Gemeentelijke Ombudsman. De gemeentelijke Ombudsman onderzoekt de klacht en doet binnen redelijke termijn gemotiveerd uitspraak. Aanbevelingen aan het bestuur kunnen onderdeel uitmaken van de uitspraak. Een afschrift van de uitspraak wordt verzonden aan het bestuur van de Stichting Rotary Stop Malaria en aan klager.

Geheimhouding
Alle betrokken personen zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens en/of andere informatie die hen bij de behandeling van de klacht ter kennis komt.

Bekendmaking van dit reglement
Bij de Stichting Rotary Stop Malaria ligt dit Klachtenreglement digitaal ter inzage.